勉強会運営マニュアル

社会保険労務士の任意の勉強会である山手メンター塾と同じように、税理士、行政書士といった士業向けの勉強会や、同好会の任意のボランティアで運営される勉強会は多くあると思います。勉強会の仕組みを作ることは大変ですので、2005年ころから開催された社会保険労務士の合格者向けの勉強会の運営メンバーが作成した勉強会運営マニュアルを公開します。
この勉強会は「社労士スキルアップ研究会」といい、最盛期には東京と大阪で開催され、1回の勉強会に100人近くが集まり、勉強会の参加がキャンセル待ちとなるような大変活気にあふれた勉強会でした。

ボランティアの学びあいの機会が全国に増え、定着し、知見が共有され、世の中が良くなることを願っています。

運営責任者マニュアル ~事前準備編

開催日の2ヶ月前まで

日程・会場の決定

日程・会場決定のため、運営責任者が講師にヒアリングをします

  • 日程(参加者が予定を組みやすくするため、原則第二土曜日など、会で決めた曜日が良い。)
  • プロジェクタ等必要な備品があるか
  • 机の並べ方は島形式か学校形式か
  • 参加定員の希望

会場の予約

(1)使用施設と予約開始時期
上記ヒアリングの結果を受けて、用件を満たした会場を押さえます。
従来は以下の会場を使用しています。会場のキャパシティ、付帯設備など詳細はインターネット等で調べてください。

◇3か月前の応答日から

◇2か月前の8日から

◇2か月前の応答日から

・○○会館

[○○区]
・アカデミー○○(○○区○○2-9-5)
・アカデミー○○

[○○区]
・○○区民会館(○○区○○3-1-9)
・○○区民会館
・○○区民会館(○○区○○1-1-10)
・○○区民会館

(2)○○会館の予約方法
①予約開始日:3か月前の応答日から
②予約方法:電話で仮予約して、その後1週間以内に直接会場に本予約をしに行く
③支払方法:会場に本予約に行った際に会場費を支払う
※会場までの交通費および会場費は、勉強会当日に精算する。

(3)○○区施設の予約方法
①予約開始日:2ヶ月前の8日から
②予約方法:インターネットを使って予約する
URL:https://www.ーーーーー

【予約画面操作マニュアル】
a.上記URLに移動し、「ログイン」をクリックして下さい。
b.ログイン画面に移動しますので、利用者番号とパスワードを入力して「ログイン」をクリックしてください。
※利用者番号・パスワードは、前回の運営責任者に確認して下さい。
c.画面指示に従って予約して下さい。

③支払方法:使用した翌月に登録している勉強会の口座から引き落とされる。

(4)○○区の予約方法
①予約開始時期:2ヶ月前の応答日
②予約方法:電話で仮予約して、その後1週間以内に直接会場に本予約をしに行く
③支払方法:会場に本予約に行った際に支払う
※会場までの交通費および会場費は、勉強会当日に精算する

開催日の1ヶ月前まで

会場キャパシティを確認し、適切な参加締め切りを行う

SNSからの参加申込対応

SNSで参加申し込みがあった場合は、受付した旨の書き込みを必ずしてください。
受け付けられたか否かが分からないと申込者が不安になり、他の媒体での重複申し込みをする可能性があります。

初参加の方には以下の内容でメッセージを送り、名簿情報を収集して下さい。

件 名 : はじめまして
●回●●勉強会を運営しています○○○○○と申します。
今回は参加表明ありがとうございます。
私のほうで名簿作成を行っており、その関係上以下の項目についてお教えください。
うかがった項目は、当日参加者全員に名簿として配布させていただきます。
 漢字氏名 ⇒ 姓と名の間に全角スペースをいれてください
 カナシメイ ⇒ 半角のカナで姓と名の間に半角スペースをいれてください
 合格年度 ⇒ 半角の数字でお願いします
できれば●月●日までにご連絡いただけないでしょうか?
以上ご協力よろしくお願いします。

ホームページからの参加申込対応

ホームページからも勉強会への参加申し込みは可能な場合は、対応方法を決めておきます。
ホームページへの参加申し込みがあると、自動的にメールが届きます。
 →メール設定はHPの管理者に依頼してください
ホームページからの申込者はやんわりとSNSへ誘導する。


ホームページからの申込者への返信例

○○様
●●勉強会の▲▲ です。
●月●日【”勉強会の名前”】勉強会お申込みありがとうございます。
以下の通り、勉強会のご参加承りました。

尚、当勉強会は出席者管理や情報発信についてはSNSを最優先で行なっています。
もしよろしければ、SNS「●●勉強会」への登録もお願いします。
登録に際してお分かりにならないことがあれば、遠慮なくお聞きください

それでは、当日お会いできることを楽しみにしています。

開催日の1週間前まで

参加人数の集計と参加予定者数の発表

「開催日から1週間前」のタイミングに関わらず、随時参加申込者の人数を集計し、予約状況を発表してください。
会場キャパシティ、講師のレジメコピー数、運営者側の資料コピー数、懇親会会場との予約対応、等で必要となります。また参加申し込みの締め切りをスムーズに行なう意味からも必要です。
そのため、集計した人数は、随時、勉強会で管理しているSNS等で告知してください。同時に講師はじめ役割担当者にも、SNSで告知される旨、伝えておいてください。

アンケートの準備

アンケートを用意します。勉強会の趣旨の一つとして、開業、勤務いずれであっても、ビジネスパーソンとしての必須スキルである「プレゼンテーションが上手くなること」があります。アンケートは、勇気を振り絞って講師に挑戦された講師ご本人に対するフィードバックです。
アンケートと撮影したプレゼンテーションのビデオと合わせて、振り返りをしていただき、ご本人が講義内容のどこが良かったのか振り返り、次に生かしていただくこをを目的として作成します。
そのため、アンケートは(1)話の構成(2)資料の出来栄え、(3)話の流れについて5点満点の採点と、それぞれに対する一行コメントで構成されます。

導入

①プレゼンの趣旨・目的などをきちんと述べていたか

全体構成

②話の構成に無理が無かったか(論理的だったか・筋道が立っていたか)
③情報量は多すぎず、的が絞られていたか

説明

④受講者の興味や関心・理解度を把握したうえで説明していたか
⑤話すスピード・間の取り方・声の大きさなどは適切か
⑥動きやジェスチャーは説明を補完していたか。気になる癖は無かったか。

資料

⑦資料はまとまっていたか。
⑧分かりやすさの工夫がなされていたか。(グラフ・図等のビジュアルを盛り込む等)

総括

⑨言いたいことが理解できたか

運営責任者マニュアル ~当日・後日編

勉強会開始前

施設会場の利用受付

<○○区の場合>使用料は会の口座より引落
(1)備品から「○○区利用者カード」(写しも可)受付にてを提示

<○○区の場合>使用料は予約後10日以内支払い


(1)受付にて支払い時に受け取った「申込書」を提示

(2)付帯設備(マイク等)を借りる場合は用紙記入

(3)開錠してもらう

勉強会終了後

経費精算

① 会計担当より、残金、最終名簿、領収証を受け取り、内容確認

アンケート・写真 他

①勉強会終了後参加者よりアンケートを回収する
②回収したアンケートをアンケート入力担当に渡す
③入力シート送付のため連絡先(メールアドレス)を聞く
④備品の持ち帰り担当を確認
 名札ケース、プロジェクター&テーブルタップ&指し棒、横断幕、文具セット(領収書・印鑑等)、ビデオカメラ、三脚

開催日以後

経費精算

②収支報告書の作成
※収支報告書(エクセルデータ)を、マニュアルシートを見ながら入力。
※領収書・レシートがない旨メモあれば、その旨収支報告書に、理由、金額、使用者を記入しておく。


③余った会費を勉強会で管理している銀行口座に振り込み(振込票は領収書とともに添付)
※口座番号は前回運営責任者に確認。

④収支報告書、領収証・振込票添付、最終名簿(会費徴収状況記載)を印刷し、所定のファイルに3点セットでファイリング

⑤翌月の事前ミーティングで会計報告し、次の運営責任者にファイルを渡す
※その際、口座番号伝える

アンケート・写真 他

⑤アンケート入力担当宛に「アンケート入力フォーム」を送信
 ※送信の際、入力の終わったアンケート用紙は各自で廃棄いただくようお願いする。

⑥参加者に、参加の感想をSNS、Twitter等で書いてもらうよう依頼

⑦SNS上の運営コミュニティ(グループページ)に書き込み
 ・事前ミーティング議事録
 ・備品持ち帰り

⑧次回関係者に必要データを送付
 ・名簿
 ・アンケート用紙
 ・アンケート集計表
 ・収支報告書

⑨入力担当者から入力されたアンケートフォームが返送されたら、集計してウェブ掲載担当に転送
※原則として全員の意見等をそのまま掲載する。
※例外として、本人を誹謗中傷するようなコメントや差し障りのあるようなコメントはアップしない。

⑩写真撮影担当から画像データが届いたらウェブ担当者に転送

⑪写真、アンケートがホームページにアップされたら参加者に連絡
 ・[Facebook]参加者全員に配信
 ・[Twitter]参加者全員に配信
 ・[勉強会で管理しているメーリングリストなど]配信

⑪ビデオカメラから動画データをダウンロードし、DVDを作成して、講師にお渡しする

司会担当者マニュアル

勉強会中は司会が進行する。以下の項目は網羅的に書いているので、司会の好みでつまみ食いして下さい。

01.挨拶、研究会の趣旨、目的の告知

はじめての方もいらっしゃるので、ソフトな感じで話をする。挨拶からはじめ、研究会の趣旨や、目的をあらかじめ配布された資料を使い説明する。

02.運営協力への依頼、受講時の注意点

今回、運営協力していただいている方へのお礼を述べ、今後の運営協力を依頼する。また、勉強会中の質問は後にまとめてするか、3人がけでつめて座っていただく等受講時の注意事項を話す。

03.タイムスケジュールの説明

事前配布資料でタイムスケジュールを説明する。

04.アイスブレイク

同じテーブルの中での自己紹介等

05.初参加者の紹介

初参加の方の名前を呼び、自己紹介をしてもらう。時間がない場合には名前だけ呼び上げ、起立していただいて紹介する。

06.講師の紹介

会員の場合は、自己紹介を本人にしていただくが、外部講師の場合は、あらかじめ勉強会参加の際に講師と打ち合わせた紹介内容をかいつまんで紹介する。

07.休憩の案内

休憩をとる目安(1時間勉強会した後10分休み等)を示し、後は講師に休憩の指定をしていただくことを説明する。

08.講義終了時のお礼

外部講師の場合には熨斗袋に新札をいれ、講師に渡すとともに領収証を記入していただく。会員が講師する場合は不要。

09.再開案内

休憩をとる場合で、講師が再開時間を言い忘れた場合は司会が10~15分後の再開時間を案内し、その時間となれば司会が再開の指示をする。

10.アンケート記入のお願い、回収並びにアンケート入力の依頼

記入時間をしめし、記入後に回収場所、回収時間を司会が話す。そして回収したアンケートをアンケート入力係りに渡す。

11.来月以降の開催案内

あらかじめ配布した資料で来月以降の開催する勉強会の案内をする。

12.研究会の趣旨、目的の告知、運営協力のお願い

勉強会開始前にも連絡しているが、勉強会後にも話をすること。

13.講師立候補受付案内、今後の講師紹介

講師の立候補者を募る。また、来月以降の講師が出席していれば 会員に紹介し、本人に挨拶してもらう。

14.閉会の挨拶・懇親会の案内

閉会の挨拶を述べ、机を当初の位置に戻すように全員に指示し、終了次第、施設を管理されている方(公民館、区民センター等)に作業終了していいか確認すること。確認修了後、懇親会出席者の集合場所を指定し、全員で懇親会会場に移るようにする。

懇親会担当者マニュアル

開催日の3週間前まで


懇親会会場の予約

●検索方法
・HPを利用。
「ぐるなび」http://www.gnavi.co.jp/kanto/tokyo/
「ホットペッパー」http://www.hotpepper.jp/A_30300/svcSA11.html
「ぐるなびスーパーらくらく幹事さん」http://s-raku.gnavi.co.jp/

●場所
・勉強会会場の最寄駅が幾つかある場合は、会場から近い場所を選ぶ。
・勉強会会場の最寄駅が一つの場合は、最寄駅から近い場所を選ぶ。
※勉強会会場から電車で移動するのは、非常に大変なので、なるべく会場近くで探す。

●店との交渉
・直前まで人数変更ができるような店を選ぶ。
・最初の予約は多めにし、良い条件を引き出す。
・開始時刻は、勉強会終了時刻の30分後が目安。
・時間は2時間以上。 長ければ長い方が良い。
・値段は3,000円or3,500円の飲み放題付。


<上級編>
 慣れてきたら、飲み放題付きにしない方が安い。
 その場合は席だけ予約して当日飲み会場で清算。
 人数が少ない場合のみ使える手。

【懇親会会費の設定】
・懇親会会費は、講師分無料。よって、以下の計算で決定。
 講師分を含んだ総飲食代÷懇親会参加受講者≒懇親会会費
・懇親会会費は1,000円単位の方が会計は楽。

告知

●会場のご案内

 予約が取れて懇親会会費を決定したら、当該勉強会イベントに以下の通りコメントで告知。

こんにちは。●●勉強会の懇親会担当の○○です。
懇親会会場が決定しましたのでご案内いたします。

『店名』
住所、電話番号、地図URL

時間、料金

●参加確認メッセージ

 告知後、勉強会参加者全員に以下の確認メッセージを流す。

こんにちは。×月×日の●●勉強会の懇親会担当の○○です。
この度は勉強会にお申し込みいただき有難うございます。

懇親会ご参加の確認でメッセージさせていただきました。
現在、懇親会お申込をいただいているのは以下の方々です。

△△ さん


以上、間違いございませんでしょうか?
もし修正があればコメントにて書き込むか私までメッセージをいただけると幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

では、当時お会いできるのを楽しみにしております。

開催日の1日前(前日)

●最終人数連絡
・店に前日までの申込者を連絡。その際に、当日若干の増減があることの了承をとっておく。
※この時点では、少し少なめに言っておく方が良い。

開催日当日

★店への連絡

 ○当日、勉強会開始時に懇親会参加者の参加状況を見て、店に最終人数を連絡。
 ※この時点で、まだ来ていない懇親会参加者がいれば削って連絡。

★懇親会会場への誘導

・勉強会終了時点で店に一報し、最終人数の確認と到着時間を伝える。
※ほとんどの店は、予約より早く着くことはOKなはず。
・参加者を案内して店へ。人数が多い場合は、殿を誰かにお願いする。

★懇親会進行

・“乾杯”と“締め”は講師に依頼。講師が一人の場合は締めは誰でも可。
・乾杯後、速やかに清算する。領収書は「運営の会の名前」もしくは、個人別の領収書で。
・なるべく講師が多くの方とお話しできるよう配慮する。
・ラストオーダー前は多めに発注。
・1次会終了後、名札ケースを回収(中身は本人持ち帰り)→名札ケース持ち帰り担当に渡す。

★二次会

・事前に懇親会会場近くで2次会で使えそうな店を探しておく。
・1次会終了30分前になったら電話でざっくりとした人数で予約。
・2次会も乾杯と締めは必ず行う。

会計担当者マニュアル

1、勉強会・懇親会参加者からの会費徴収


①会計用名簿により、受付をおこなう
  ・会費徴収の際、お釣は徴収金額から出す。

②領収証を希望する方への対応
  ・領収証は会で用意してあるものを使用する(スタディグループ名記載のもの)。
  ・宛名は本人に確認して記載する。
  ・但し書きは、「勉強会会費として」と記載し、日付は当日を記載する。

③勉強会開始までに、領収額の確認をおこなう。(懇親会欠席の場合は、運営者に引継ぎ)
  ・会計用名簿の金額と領収金額の確認をおこなう。
  ・領収金額の確認後、お金は封筒に入れ表面に金額を記載する。
  ・勉強会開始後に会費を領収した場合は、その都度、封筒の金額を修正する。

2、以下の経費領収書の受取・支払いをおこなう。


  ・会場使用代、会場予約に伴う交通費(文京区以外)、振込手数料等
  ・資料代
  ・懇親会会費
  ・外部講師への謝礼、交通費
※領収書・レシートがない場合は、理由、金額、使用者のメモを残しておく。

3、残金を確認し、残金、最終名簿、領収証を運営責任者に渡す。

受付担当者マニュアル

[開場前]

①受付場所のセッティング(会場の入口に近く、一番後ろの場所に机を置く)
②運営当番、印刷担当者、講師から配布資料を預かる
③配布資料をセットし、取り易いように並べる
④名札をホルダーにセットし、50音順に並べる

[開場~勉強会]

⑤会計の済んだ方から、配布物を渡す
この時に、初参加の方に、SNSの参加の有無を確認し、極力参加されるように促す。
 [配布物]  1.名簿 2.アンケート用紙 3.講師資料 4.名札 
⑥遅刻された方への対応 
   受付の机上に配布物をセットする
⑦速やかに片付けられるように、休憩時間に名札や配布資料を纏めておく
⑧残った配布物は、運営当番に預ける
⑨勉強会終了後、アンケート回収、及び懇親会に参加されない方の名札を回収する
⑩受付付近が撮影場所になる事が多いので、スムーズに写真撮影が出来るように、手際よく机等を片付ける

写真・ビデオ撮影担当者マニュアル

<写真撮影の目的>
・勉強会の様子を、今まで参加した事の無い人、今回参加出来なかった人に知ってもらう
・講師へのフィードバック

<ビデオ撮影の目的>
・内部講師へのフィードバック

開催日当日


<ビデオ>

・ビデオを設置する
・講義の開始とともにビデオ撮影開始(休憩中はOFFにする)
・ビデオ撮影は講義中のみ(司会進行中や参加者の自己紹介は撮影しない)
・勉強会終了後、ビデオカメラを片付ける
・運営責任者にビデオカメラを渡す

<写真>

・講義中の写真撮影は受講者に配慮し、講義を妨げないよう気をつける

<集合写真>

・勉強会の横断幕を1番前の人に持ってもらう(勉強会の名称をアピールすること、SNS上で集合写真を流用されないようにするため)
・最前列真ん中が講師
・シャッターを押す前に笑顔で写ってもらうため、「1+1は2」とか「say cheese」等
・デジカメは必ず撮影した画面できちんと写っているか確認すること。
・2枚以上撮る(撮影者を交代する)
・参加者全員の顔が映るよう配列を調整する
・横断幕がはっきり写るようにする
・机、鞄等が極力写らないよう背景に気をつける
・照明に気をつける(夕陽が強い場合、カーテンを閉める等)

開催日+α(後日)

<写真>

運営責任者に写真を送信

応用編 ~外部講師の場合のマニュアル

外部講師:会員の方、または、過去講師をしていただいた方から推薦していただく。登壇交渉は推薦者本人または運営責任者が行う。
      
★講師への謝礼は以下のとおり【参考】
参加者数 金額
39人以下 30,000円
40~49人 40,000円
50~59人 50,000円
60人以上 60,000円
       ※講師が複数の場合はこの金額を講師人数で割る。
       ※配布資料については実費精算し、勉強会後の懇親会費用は無料とする。

★プロデュース費【参考】
講演依頼及び講演内容の打ち合わせ時の交通費(各1回ずつまで)は実費で精算する。(利用交通機関電車(特急除く)及びバスを原則とし、片道が1,000円を超える場合、運営責任者の承認がいるものとする。)また、1回に限り、先方への手土産代(2,000円まで)を実費で精算する。
      


開催日の数ヶ月前

外部講師に依頼する際は、可能であれば直接会って依頼する。その際、以下の点をお話し下さい。


①会の概要・趣旨・目的をお伝えする

社労士試験合格者のための勉強会。立ち上げは平成17年5月。
社労士として必要な知識・プレゼンスキルの向上、人脈の構築等を目的とし、東京で毎月1回、大阪で毎月1回の勉強会を開催している。
登録者は約1,000名、1回あたりの参加者数は30~50人。
勉強会会場には公共の施設を利用し、会費は1,000~2,000円で運営している。

社労士スキルアップ研究会の場合

②過去の勉強会の講師・テーマ・参加人数についてお伝えする(別紙)

③参加者にどのような人が多いかをお伝えする
⇒近い年度の合格者が主で、これから社労士として活躍していく道を探していこうという人や開業しようという人が多い。 年齢は30代~40代が中心。


【講演がOKということであれば、】

④開催予定日程に講演いただけるか確認する。
※もし日程が合わない場合、先方の都合が良い日程を確認する。⇒できれば開催予定と同じ週の日曜がベスト。

⑤講演時間をお伝えする(会場によって異なる)
【文京区の施設】
会場を使用できる時間13:00~17:30のため、講演は質疑・休憩を含めて13:00~17:30の間の3.5時間まで。

【渋谷区の施設】
会場を使用できる時間13:00~17:00のため、講演は質疑・休憩を含めて13:30~16:30の間の3時間まで。

※勉強会終了後に2時間程度の懇親会あり。
※到着は13時でお願いする。(13時に到着できないようなら勉強会の時間をずらすこともあわせて検討する。)

⑥講演内容について確認する
※③の参加者層にマッチするような内容が望ましい。
※テーマは告知の都合上、開催の1ヶ月前までにお知らせいただくようお願いする。

⑦講演に必要な機材を確認する(本人の持ち込みも当然可)
・パソコン(基本的に持込のみ)
・プロジェクタ(会で準備可能)
・スクリーン(持ち込みか会場で借りる)
・ビデオカメラ(会で準備可能)
・ビデオ&テレビ(持ち込みか会場で借りる)
・デジカメ(参加者の誰かから借りる)
・レーザーポインター(参加者の誰かから借りる)
※デジカメ、ビデオを撮った方が良いか確認。

⑧講演資料の準備(コピー)をどちらでするかを確認する
  ※こちらでコピーをする場合にはいつまでにもらえるか確認。

⑨その他講師の要望を確認する

開催日終了後(後日)

勉強会後の運営責任者の外部講師への対応
・迅速なお礼メッセージの送信
・写真、アンケートのHPアップを連絡